Die Veranlagungsverfügung ist ein zentraler Zollbeleg bei der Ein- und Ausfuhr. Sie dokumentiert die erfolgte Veranlagung und enthält wichtige Angaben zum jeweiligen Zollvorgang.
Aktuell ist das Thema etwas komplexer als früher: Während die Ausfuhr bereits vollständig über Passar läuft, befinden wir uns bei der Einfuhr in einer Übergangsphase. e-dec Import und Passar Einfuhr bestehen vorübergehend nebeneinander.
Unternehmen können deshalb derzeit unterschiedliche Arten von Veranlagungsverfügungen erhalten. Entscheidend ist immer, über welches System die betreffende Zollanmeldung abgewickelt wurde.
1. Was ist eine Veranlagungsverfügung?
Nach Abschluss einer Zollanmeldung stellt das Bundesamt für Zoll und Grenzsicherheit BAZG eine Veranlagungsverfügung zur Verfügung. Bei der Einfuhr dokumentiert sie unter anderem die angemeldeten Waren, die beteiligten Personen und Unternehmen sowie die erhobenen Abgaben und die Einfuhrsteuer. Bei der Ausfuhr dokumentiert sie die erfolgte zollrechtliche Veranlagung der ausgeführten Waren und ist ein wichtiger Ausfuhrnachweis. Umgangssprachlich werden dafür auch Begriffe wie Zollbeleg, Importbeleg, Exportbeleg, Zollquittung oder Verzollungsnachweis verwendet. Für Unternehmen sind bei Veranlagungsverfügungen vor allem vier Punkte wichtig:- Die notwendigen Dokumente müssen vorhanden sein.
- Die Angaben müssen stimmen.
- Der Beleg muss dem richtigen Geschäftsfall zugeordnet werden können.
- Das rechtlich relevante elektronische Dokument muss korrekt aufbewahrt werden.
2. Einfuhr: Parallelbetrieb von e-dec und Passar
Bei der Einfuhr befindet sich die Schweiz in einer Übergangsphase. Je nach Verfahren und Zeitpunkt kann eine Einfuhr noch über e-dec Import oder bereits über Passar Einfuhr abgewickelt werden. Das ist für die Veranlagungsverfügung wichtig, denn die beiden Systeme stellen unterschiedliche Dokumente zur Verfügung. Die erste Frage bei einer Einfuhr lautet deshalb aktuell:Wurde die Einfuhr über e-dec oder über Passar veranlagt?
Einfuhr mit e-dec
Bei einer normalen Einfuhr über e-dec entstehen grundsätzlich zwei Veranlagungsverfügungen:- elektronische Veranlagungsverfügung Zoll (eVVZ)
- elektronische Veranlagungsverfügung Mehrwertsteuer (eVVM)
- eVV Zoll als XML
- eVV Zoll als PDF
- eVV Mehrwertsteuer als XML
- eVV Mehrwertsteuer als PDF
Einfuhr mit Passar
Passar verwendet ein anderes Dokumentenkonzept. Bei Passar werden Zoll und Einfuhrsteuer nicht mehr über zwei separate Veranlagungsverfügungen dokumentiert. Es wird eine Veranlagungsverfügung Einfuhr erstellt. Auch technisch unterscheidet sie sich von der e-dec-Veranlagungsverfügung. Die elektronischen Daten sind direkt in das PDF eingebettet. Es handelt sich somit um ein PDF mit eingebettetem XML. Das vollständige elektronische Dokument muss erhalten bleiben. Ein Ausdruck oder eine neu erzeugte PDF-Kopie ohne die eingebetteten Daten entspricht nicht dem elektronischen Originaldokument. Während des Parallelbetriebs müssen Unternehmen somit mit zwei unterschiedlichen Varianten umgehen können: e-dec Import: grundsätzlich zwei Veranlagungsverfügungen mit separaten XML- und PDF-Dateien. Passar Einfuhr: eine Veranlagungsverfügung Einfuhr als PDF mit eingebettetem XML. Das muss auch bei der internen Ablage und bei automatisierten Dokumentenprozessen berücksichtigt werden.3. ZAZ-Konto und GP-ID: Auch hier bestehen zwei Welten
Der Wechsel von e-dec zu Passar verändert auch die Identifikation der Unternehmen gegenüber dem BAZG. Bei e-dec spielt bisher das ZAZ-Konto (Zollkonto) eine wichtige Rolle. Im Rahmen der DaziT-Transformation führt das BAZG die Geschäftspartnerverwaltung mit der Geschäftspartner-ID (GP-ID) ein. Während des Parallelbetriebs bestehen auch hier unterschiedliche Systeme nebeneinander.Einfuhr über e-dec
Solange eine Einfuhr über e-dec Import abgewickelt wird, kommt weiterhin das ZAZ-Konto zur Anwendung. Das bleibt bis zur Einstellung von e-dec Import relevant. Nach aktueller Planung soll e-dec Import voraussichtlich Ende 2027 abgelöst werden.Einfuhr über Passar
Bei Passar erfolgt die Zuordnung über Geschäftspartner und deren GP-ID. Mit der vollständigen Ablösung von e-dec verliert damit auch die bisherige ZAZ-Kontonummer ihre Funktion im neuen Einfuhrprozess. Während der Übergangszeit können für ein Unternehmen somit ZAZ-Konto und GP-ID gleichzeitig relevant sein. Entscheidend ist wiederum, über welches System die betreffende Einfuhr abgewickelt wurde. Bei Passar sind zudem verschiedene beteiligte Personen beziehungsweise Geschäftspartner zu unterscheiden. Dazu gehören unter anderem Importeur, Warenempfänger und Versender sowie die Personen, welche die Abgaben beziehungsweise die Einfuhrsteuer bezahlen. Auch diese Angaben sollten bei der Kontrolle einer Veranlagungsverfügung berücksichtigt werden.4. Ausfuhr: Seit 2026 Passar
Bei der Ausfuhr ist die Situation anders als bei der Einfuhr. Seit dem 1. Januar 2026 werden die regulären Ausfuhrzollanmeldungen über Passar abgewickelt. Nach Abschluss des Ausfuhrverfahrens wird die Veranlagungsverfügung Ausfuhr erstellt. Auch sie wird als PDF mit eingebettetem XML bereitgestellt. Das vollständige elektronische Dokument ist entsprechend aufzubewahren. Wichtig ist die Unterscheidung zwischen zwei Dokumenten: Warenanmeldung Ausfuhr: Sie wird für die Anmeldung der Waren zur Ausfuhr erstellt und enthält die gegenüber dem BAZG angemeldeten Daten. Veranlagungsverfügung Ausfuhr: Sie entsteht nach der zollrechtlichen Veranlagung und dokumentiert den abgeschlossenen Vorgang. Die Warenanmeldung Ausfuhr ersetzt somit die Veranlagungsverfügung Ausfuhr nicht. Die Veranlagungsverfügung Ausfuhr ist insbesondere auch im Zusammenhang mit dem Nachweis einer von der Schweizer Mehrwertsteuer befreiten Ausfuhr von Bedeutung.5. Wie erhält man die Veranlagungsverfügung?
Veranlagungsverfügungen müssen dem Unternehmen tatsächlich zur Verfügung stehen. Es genügt nicht, davon auszugehen, dass sie beispielsweise beim Spediteur vorhanden sind. Wie die Dokumente bezogen werden, hängt unter anderem vom verwendeten Zollsystem ab. Für e-dec bestehen die entsprechenden Bezugsmöglichkeiten des BAZG. Passar-Dokumente können über Chartera Output des BAZG bezogen werden. Unternehmen können den Bezug ihrer Dokumente damit grundsätzlich selbst organisieren. Daneben kann vereinbart werden, dass ein Spediteur oder anderer Zolldienstleister die Dokumente zur Verfügung stellt. Eine weitere Möglichkeit ist ein automatisierter Dokumentenbezug über eine entsprechende Software oder Schnittstelle. Welche Variante sinnvoll ist, hängt beispielsweise von der Anzahl der Zollvorgänge, der internen Organisation, den vorhandenen Systemen und dem gewünschten Automatisierungsgrad ab. Eine zusätzliche kommerzielle Software ist für den Bezug der Veranlagungsverfügungen grundsätzlich nicht zwingend erforderlich. Bei wenigen Zollvorgängen kann ein eigener Bezug über die BAZG-Lösungen ausreichend sein. Bei einem hohen Volumen kann eine Automatisierung sinnvoll sein. Entscheidend ist nicht, welche technische Lösung verwendet wird, sondern ob die benötigten Dokumente vollständig vorhanden und korrekt archiviert sind.6. Veranlagungsverfügungen müssen kontrolliert werden
Eine Veranlagungsverfügung stammt zwar vom BAZG. Das bedeutet aber nicht automatisch, dass sämtliche darin enthaltenen Angaben korrekt sind. Die Veranlagungsverfügung basiert auf der zuvor eingereichten Zollanmeldung. Wird diese beispielsweise durch einen Spediteur erstellt, verwendet dieser die Informationen und Unterlagen, die ihm für die Verzollung zur Verfügung stehen. Sind bereits die Lieferantenrechnung, die Stammdaten oder die Verzollungsinstruktionen falsch oder unvollständig, kann auch die Zollanmeldung fehlerhaft sein. Bei einer Einfuhr sollten deshalb insbesondere folgende Punkte kontrolliert werden:- Ist der richtige Importeur angegeben?
- Ist der richtige Warenempfänger angegeben?
- Stimmen die Unternehmensangaben?
- Ist die Zolltarifnummer korrekt?
- Stimmen Warenwert, Menge und Gewicht?
- Wurden die Abgaben und die Einfuhrsteuer korrekt erhoben?
- Wurden vorhandene Präferenznachweise berücksichtigt?
- Ist der Geschäftsfall eindeutig erkennbar?
- Sind bei Passar die richtigen Geschäftspartner angegeben?
- Stimmen die Angaben zu den zahlenden Personen?
7. Auch bei zollfreien Waren bleibt die Kontrolle wichtig
Seit der Abschaffung der Schweizer Industriezölle sind viele Industrieprodukte bei der Einfuhr zollfrei. Eine falsche Zolltarifnummer führt deshalb bei solchen Waren nicht mehr zwingend zu einer falschen Zollbelastung. Die Tarifierung bleibt trotzdem wichtig. Die Zolltarifnummer kann beispielsweise relevant sein für:- Bewilligungspflichten
- Exportkontrolle
- nichtabgaberechtliche Vorschriften
- präferenziellen Ursprung
- Statistik
- Wiederausfuhren
- besondere Zollverfahren
8. Präferenzangaben können trotz Zollfreiheit wichtig sein
Auch ein vorhandener Präferenznachweis kann weiterhin relevant sein, obwohl bei der Einfuhr kein Zoll anfällt. Das gilt beispielsweise, wenn eine importierte Ware später als Vormaterial in einer Schweizer Ursprungskalkulation verwendet wird. Dann kann die dokumentierte Präferenzeigenschaft der importierten Ware für die spätere Ursprungsermittlung wichtig werden. Unternehmen sollten deshalb nicht nur kontrollieren, ob bei der Einfuhr Zoll gespart wurde. Ebenso wichtig kann sein, ob vorhandene Ursprungsnachweise korrekt berücksichtigt wurden.9. Zwei Beispiele
Falscher Warenwert
Ein Schweizer Unternehmen kauft Bauteile in Österreich für EUR 25'000. Für die Verzollung wird versehentlich ein Dokument verwendet, auf dem ein Wert von EUR 15'000 angegeben ist. Die Einfuhrzollanmeldung wird auf dieser Grundlage erstellt. Entsprechend enthält auch die Veranlagungsverfügung einen falschen Wert. Wird der Zollbeleg lediglich abgelegt und nicht mit dem tatsächlichen Geschäftsfall verglichen, kann der Fehler unentdeckt bleiben.Falsche Zolltarifnummer
Ein Schweizer Unternehmen importiert Bauteile aus Deutschland. Die Waren können zollfrei eingeführt werden. Bei der Einfuhr wird jedoch eine falsche Zolltarifnummer verwendet. Zunächst entsteht dadurch möglicherweise keine finanzielle Auswirkung. Später werden die Bauteile in der Schweiz weiterverarbeitet und für das Endprodukt soll ein Präferenznachweis ausgestellt werden. Nun kann die falsche Tarifierung relevant werden, weil die tarifliche Einreihung der verwendeten Vormaterialien für die anzuwendende Ursprungsregel von Bedeutung sein kann.10. Die Prüfspur: Der Zollbeleg darf nicht allein stehen
Eine Veranlagungsverfügung sollte nicht isoliert in einem Ordner abgelegt werden. Es muss nachvollziehbar sein, zu welchem Geschäftsfall sie gehört. Bei einer Einfuhr kann eine solche Verbindung beispielsweise so aussehen:Bestellung → Lieferantenrechnung → Einfuhrveranlagung → BuchhaltungBei einer Ausfuhr:
Kundenauftrag → Exportrechnung → Ausfuhranmeldung → VeranlagungsverfügungEine eindeutige Referenz erleichtert diese Zuordnung erheblich. Dafür können beispielsweise Bestellnummer, Rechnungsnummer, Auftragsnummer oder eine interne Dossiernummer verwendet werden. Diese Prüfspur ist insbesondere bei späteren Zoll-, Ursprungs- oder Mehrwertsteuerprüfungen wichtig.
11. Kurier- und Expresssendungen nicht vergessen
Bei Kurier- und Expresssendungen entstehen besonders leicht Lücken. Eine Sendung wird beispielsweise direkt abgeholt. Die Rechnung des Kurierdienstes geht an die Buchhaltung, während Einkauf, Export oder die zuständige Zollstelle im Unternehmen keine weiteren Unterlagen erhalten. Dadurch kann es vorkommen, dass Veranlagungsverfügungen nicht bezogen, nicht kontrolliert oder keinem Geschäftsfall zugeordnet werden. Auch Kurier- und Expresssendungen sollten deshalb in den internen Zollprozess einbezogen werden.12. Vereinfachte Warenanmeldungen
Für bestimmte Sendungen bestehen vereinfachte Formen der Warenanmeldung. Dabei werden weniger Daten verlangt als bei einer vollständigen Standard-Warenanmeldung. Das kann die Zollabwicklung vereinfachen. Gleichzeitig stehen im späteren Zollbeleg möglicherweise nicht alle Angaben zur Verfügung, die ein Unternehmen für andere Zwecke benötigt. Das kann beispielsweise relevant sein für:- Wiederausfuhren
- Ursprungskalkulationen
- interne Auswertungen
- statistische Zwecke
- spätere Zollprüfungen
13. Was tun, wenn eine Veranlagungsverfügung Ausfuhr fehlt?
Wird eine Veranlagungsverfügung Ausfuhr erwartet, ist aber nicht vorhanden, sollte zuerst geklärt werden, weshalb. Mögliche Ursachen sind beispielsweise:- Die Warenanmeldung wurde beim Grenzübertritt nicht aktiviert.
- Das Ausfuhrverfahren wurde noch nicht abgeschlossen.
- Es bestehen technische Verzögerungen.
- Die Ausfuhr wurde über ein anderes Verfahren abgewickelt.
- Das Dokument wurde zwar erstellt, aber vom Unternehmen noch nicht bezogen.
14. Fehler in der Veranlagungsverfügung
Wird bei der Kontrolle ein Fehler festgestellt, muss geprüft werden, ob eine Berichtigung erforderlich ist. Je nach System, Verfahren und Art des Fehlers gelten unterschiedliche Abläufe und Fristen. Bei bestehenden e-dec-Veranlagungen sind insbesondere die entsprechenden Berichtigungsfristen zu beachten. Auch unter Passar bestehen Verfahren für Änderungen beziehungsweise Berichtigungen. Deshalb sollten Veranlagungsverfügungen möglichst zeitnah nach der Ein- oder Ausfuhr kontrolliert werden und nicht erst Monate später.15. Elektronische Aufbewahrung
Elektronisch ausgestellte Veranlagungsverfügungen müssen in der erforderlichen elektronischen Form aufbewahrt werden. Ein Ausdruck allein genügt nicht. Dabei muss wiederum zwischen den Systemen unterschieden werden: e-dec: Die rechtlich relevante XML-Datei muss elektronisch erhalten bleiben. Die PDF-Version dient der einfacheren Lesbarkeit. Passar: Das elektronische PDF mit dem darin eingebetteten XML muss vollständig erhalten bleiben. Die Dokumente sollten zudem so archiviert werden, dass sie jederzeit dem betreffenden Geschäftsfall zugeordnet werden können. Für Zoll- und Geschäftsunterlagen gelten gesetzliche Aufbewahrungspflichten. Je nach Dokument und Rechtsgrundlage sind die entsprechenden Fristen zu beachten; für zahlreiche relevante Geschäfts- und Zollunterlagen beträgt die Aufbewahrungsdauer zehn Jahre.16. Das Wichtigste auf einen Blick
Bei der Veranlagungsverfügung müssen Unternehmen aktuell besonders auf die unterschiedlichen Systeme achten. Einfuhr über e-dec: Grundsätzlich entstehen eine Veranlagungsverfügung Zoll und eine Veranlagungsverfügung Mehrwertsteuer. XML und PDF werden separat bereitgestellt; rechtlich massgebend ist die jeweilige XML-Datei. Einfuhr über Passar: Es wird eine Veranlagungsverfügung Einfuhr als PDF mit eingebettetem XML erstellt. Ausfuhr: Seit 2026 erfolgt die reguläre Ausfuhr über Passar. Die Veranlagungsverfügung Ausfuhr wird ebenfalls als PDF mit eingebettetem XML bereitgestellt. ZAZ und GP-ID: Während e-dec Import weiterhin mit dem ZAZ-Konto arbeitet, erfolgt die Geschäftspartneridentifikation in Passar über die GP-ID. Während der Übergangsphase können deshalb beide Systeme für ein Unternehmen relevant sein. Unabhängig vom verwendeten System gelten vier Grundsätze: Vollständigkeit: Die erforderlichen Veranlagungsverfügungen müssen vorhanden sein. Richtigkeit: Die darin enthaltenen Angaben müssen mit dem tatsächlichen Geschäft übereinstimmen. Prüfspur: Die Veranlagungsverfügung muss eindeutig mit Bestellung, Rechnung und weiteren Geschäftsunterlagen verbunden werden können. Aufbewahrung: Das rechtlich relevante elektronische Dokument muss in der vorgeschriebenen Form und während der erforderlichen Dauer erhalten bleiben. Ob die Dokumente direkt über die BAZG-Lösungen, über einen Dienstleister oder automatisiert bezogen werden, ist eine organisatorische Entscheidung des Unternehmens. Entscheidend ist, dass der Dokumentenprozess vollständig und nachvollziehbar funktioniert.☕ Gefällt dir Douana?
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