Vor jedem Export ist eine sorgfältige Prüfung erforderlich, ob die betroffenen Waren exportiert werden dürfen. Informationen zu Verboten, Beschränkungen oder notwendigen Genehmigungen ermöglicht der Schweizer Zolltarif Tares, der neben der korrekten Tarifnummer auch spezifische Hinweise zu den relevanten Auflagen bietet. Die Kenntnis dieser Vorgaben verhindert Verzögerungen und rechtliche Risiken bei der Ausfuhr. Ebenso ist zu prüfen, ob gesetzliche oder internationale Sonderregelungen – etwa für Dual-Use-Güter, Agrarprodukte oder Kulturgüter – greifen. Verbotene oder besonders überwachte Ausfuhren betreffen beispielsweise ozonabbauende Stoffe, Luxusgüter oder von Sanktionen betroffene Länder. Nur mit vollständiger Rechtsprüfung ist eine sichere Ausfuhr möglich.

Die Vollständigkeit und Korrektheit der Begleitdokumente ist für jede Ausfuhrveranlagung essenziell. Zu den wichtigsten Unterlagen zählen die Handelsrechnung, etwaige Ursprungsnachweise sowie erforderliche Genehmigungen und Zeugnisse. Sie dienen gegenüber Zollbehörden als Nachweis für Warenwert, Ursprung und Erlaubnis der Ausfuhr. Besonders bei Nutzung von Freihandelsabkommen ist der formell korrekte Ursprungsnachweis freiwillige Voraussetzung für Zollbegünstigungen im Zielland. Teilweise sind Ursprungszeugnisse erforderlich und weitere Konfirmitätsbelege. Unvollständige Dokumente verzögern Prozesse, führen zu Nachforderungen oder im schlechtesten Fall zur Beschlagnahme der Ware. Es empfiehlt sich, stets eine aktuelle Checkliste zu führen und frühzeitig die Anforderungen des Empfängers und der beteiligten Länder abzuklären. Wir unterstützen Sie dabei gerne.

Jedes Zielland hat eigene Einfuhrvorschriften, die häufig komplex sind und sich laufend ändern können. Parallel dazu sind eventuelle Transitregeln für Durchfuhrländer zu prüfen. Komplexe Durchfuhren empfiehlt es sich an spezialisierte Dienstleister auszulagern, um Verzögerungen, Bussgelder oder gar die Beschlagnahme der Waren zu verhindern. Unabhängig vom gewählten Transportweg müssen die Einreise-, Zoll- und Sicherheitsbestimmungen des Empfängerlandes genau eingehalten werden. Bei Sendungen kann zudem je nach Bestimmungsland eine Voranmeldung der Waren nötig sein (Security Amendment). Dies übernimmt der Spediteur meistens, gestützt auf Ihre Angaben.

Die digitale Anmeldung der Ausfuhr erfolgt neu über Passar, ehemals E-Dec Export, bzw. E-dec Web. Für Passar ist eine vorherige Registrierung als Geschäftspartner mit den Rollen 'Fracht' und 'Transport' im ePortal erforderlich. Die Systeme erfassen alle relevanten Daten zu Versand, Veranlagung und ggf. Begleitpapieren. Passar ermöglicht moderne Schnittstellen und automatisierte Verarbeitung. Unternehmen stehen jedoch verschiedene Optionen zur Verfügung, die auf Volumen, Prozessorientierung und eigene IT-Infrastruktur abgestimmt werden sollten.

Die Warenanmeldung ist das Kernstück der Ausfuhranzeige und muss exakt auf Basis der Begleitdokumente und Ursprungsnachweise erfolgen. Hierbei sind alle relevanten Informationen wie Warenbeschreibung, Tarifnummer, Wert und Bestimmungsland anzugeben. Bei Vorliegen von Bewilligungspflichten, Einschränkungen oder Rückerstattungsanträgen sind diese zwingend einzutragen. Die Anmeldung kann in Deutsch, Französisch, Italienisch oder Englisch erfolgen. Nach der Erstellung bleibt sie bis zur Aktivierung veränderbar; sie wird erst bei der Aktivierung rechtskräftig. Erfolgt die Aktivierung nicht binnen 30 Tagen, wird die Anmeldung automatisch gelöscht.

Jede Warenanmeldung muss mit einer Transportanmeldung verknüpft sein. Fehlt diese bei Grenzankunft, muss sie von Zollmitarbeitern nacherfasst werden, was zu erheblichen Wartezeiten führt. Es empfiehlt sich daher die frühzeitige Online-Erfassung. Mit der Aktivierung der Anmeldung entscheidet das BAZG über die Freigabe oder Kontrolle der Ware und kann begleitende Dokumente einfordern. Wichtig ist, die Aktivierung erst unmittelbar vor oder mit dem realen Versand vorzunehmen, um nachträgliche Korrekturen oder Annullierungen zu vermeiden.

Nach Freigabe können Exportierende die elektronische Veranlagungsverfügung (eVV) über verschiedene Wege beziehen. Wird eine Rückerstattung beantragt, etwa bei Verbrauchssteuern, muss dies bei der zuständigen Stelle erfolgen. Für Fragen zu Mehrwertsteueraspekten ist die Eidgenössische Steuerverwaltung zuständig. Korrekturen oder Beschwerden gegen die Veranlagung können bis zu 60 Tage nach der Ausfuhr beim BAZG eingereicht werden. In bestimmten Fällen, wie der Ausfuhr aus dem freien Verkehr, können Waren anschliessend zur Durchfuhr angemeldet werden.

Unternehmen mit dem Status 'zugelassener Versender' profitieren von erheblichen Vereinfachungen im Ablauf. Für spezifische Fälle wie die vorübergehende Aus- oder Wiedereinfuhr stehen zudem gesonderte Verfahren zur Verfügung, etwa ZAVV oder Carnet ATA für unmodifizierte Waren im Ausland. Auch Reparaturverkehr und passiver Veredelungsverkehr erfordern besondere Anmeldung. Ferner gibt es Zollfreilager, offene Zolllager sowie spezielle Regelungen für landwirtschaftliche Exporteure. Diese Verfahrensarten sind eng an die jeweiligen Waren und den Exportzweck geknüpft und sollten im Vorfeld exakt mit den Behörden und gegebenenfalls Dienstleistern abgestimmt werden.