Ein mittelständisches Schweizer Handelsunternehmen wandte sich an uns, um seine Zoll- und Aussenhandelsprozesse zu optimieren. Obwohl das Unternehmen bereits umfangreiche Erfahrungen im Import und Export hatte, traten in den letzten Jahren häufig Verzögerungen und Unklarheiten bei Zolldeklarationen auf. Das resultierte nicht nur in zusätzlichen Kosten, sondern erschwerte auch die Planbarkeit von Lieferterminen für internationale Kunden.
Ausgangslage
- Hohe Komplexität in den Zollabläufen
- Intransparente Kostenstrukturen bei Zöllen und Steuern
- Langsamer Informationsfluss zwischen Abteilungen und Speditionen
Unsere Herangehensweise
- Audit und Prozessanalyse
Wir führten eine umfassende Überprüfung der gesamten Zollabwicklung durch – von der Dokumentenerstellung über die Tarifierung bis hin zu den Archivierungs- und Kontrollmechanismen. Dabei identifizierten wir doppelte Arbeitsschritte, unklare Zuständigkeiten und Risiken bei der Einreihung von Waren. - Beratung und Schulung
Basierend auf den Auditergebnissen entwickelten wir ein massgeschneidertes Schulungskonzept für die Mitarbeitenden. Dieses umfasste spezifische Fachthemen wie Tarifierung, Ursprungsregeln (Freihandelsabkommen) und die richtige Dokumentation für das Bundesamt für Zoll und Grenzsicherheit (www.bazg.admin.ch). - Optimierung der Kommunikationswege
Wir strukturierten die Zusammenarbeit zwischen den internen Abteilungen (Einkauf, Logistik, Buchhaltung) neu und etablierten eine klare Aufgabenverteilung. Gleichzeitig wurde die Abstimmung mit den externen Dienstleistern (Spedition, Logistikpartner) verbessert. - Digitalisierung von Abläufen
Wir unterstützten das Unternehmen bei der Implementierung eines elektronischen Abwicklungssystems (z. B. e-dec, Passar) und integrierten automatisierte Prüfmechanismen. So konnte das Unternehmen interne Kontrollen digitalisieren und eine reibungslose Datenübertragung sicherstellen.
Die Ergebnisse
- Kosteneinsparungen: Dank der korrekten Tarifierung und optimierten Prozesse sanken die Zollkosten um rund 15 %.
- Zeitgewinn: Die Bearbeitungs- und Standzeiten bei Zollanmeldungen wurden deutlich verkürzt, was zu einer schnelleren Verfügbarkeit der Waren führte.
- Weniger Fehlerquellen: Durch klare Zuständigkeiten, digitale Workflows und automatisierte Kontrollschritte liessen sich Fehlerquoten bei den Zolldokumenten drastisch reduzieren.
- Rechts- und Prüfungssicherheit: Das Unternehmen ist nun bestens auf mögliche Betriebs- und Zollprüfungen vorbereitet, da Prozesse und Dokumentationen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Fazit
Mit einem zielgerichteten Audit und unserer Expertise im Zoll- und Aussenhandelsbereich hat das Unternehmen nachhaltige Verbesserungen erzielt. Der gesamte Zollprozess ist nun schlanker, kosteneffizienter und erfüllt alle aktuellen Vorschriften. Zudem profitiert das Team von mehr Transparenz und Kompetenz in den Abläufen – eine solide Basis für weiteres Wachstum auf den internationalen Märkten.
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