Der Wechsel von E-dec Export zu Passar stellt einen Meilenstein der Digitalisierung im Schweizer Zoll dar. Passar wird als zentrales Zoll-IT-System konzipiert, das ineffiziente Papierverfahren und die bisherige Frachtanwendung ersetzt. Die Frist zur vollständigen Umstellung der Ausfuhr läuft bis 31. Dezember 2025 – danach endet der Betrieb von E-dec Export unwiderruflich. Die Roadmap sieht vor, dass parallel zur Umstellung der Ausfuhr in 2025 auch die Einfuhr in den nächsten Jahren vollständig auf Passar umgestellt wird, einhergehend mit der Entwicklung von Passar 2.0 und 3.0. Unternehmen werden dringend angehalten, den Wechsel frühzeitig einzuleiten, da sowohl Registrierung im ePortal als auch die Abstimmung mit Softwareanbietern und Integratoren Zeit benötigen. Die Migrationswelle nimmt Fahrt auf: Bereits Ende 2024 nutzen erste Unternehmen Passar produktiv, doch viele stehen noch vor dem Einstieg.

Die Passar-Plattform setzt neue Massstäbe bei der Datenqualität, insbesondere bezüglich der automatisierten Bewilligungsprüfung: Jede Eingabe muss exakt mit den Angaben der erteilten Bewilligungen übereinstimmen, um reibungslose Abläufe sicherzustellen. Besonders zu beachten sind Ausnahmen bei Bewilligungen mit Rappenbeträgen, wie sie teilweise vom SECO ausgestellt wurden. Unternehmen müssen hier zwingend abrunden und Werte ohne Rappen erfassen, um Systemkonflikte und Verzögerungen zu vermeiden.Ein weiteres zentrales Thema ist die Anmeldung von Abfällen: Für regulierte Exporte im gelben (401 BAFU) und grünen (402 BAFU) Kontrollverfahren sind die korrekte Angabe „Regulierung ja“ und die Nennung des passenden Regulierungscodes verpflichtend. Fehler in der Dateneingabe können zur Ablehnung der Anmeldung oder sogar zu rechtlichen Konsequenzen führen. Gerade im Spannungsfeld zwischen automatisierter Bewilligungsprüfung und faktischer Exportpraxis lohnt sich eine periodische Überprüfung interner Workflows, Schulungen und die enge Rücksprache mit Fachberatern.

Passar konzentriert sich auf Daten und Nachweise, die für Schweizer Zollverfahren relevant sind. Spezifische Exportbescheinigungen und Gesundheitszertifikate, die vom Bestimmungsland gefordert werden, sind dagegen ausdrücklich nicht Teil des Passar-Prozesses und müssen weiterhin ausserhalb, meist direkt über die entsprechenden Bundesportale (z.B. BLV für Lebens- und Tierprodukte), beantragt und verwaltet werden. Dieser organisatorische Schnittpunkt zwischen Schweizer Exportformalitäten und ausländischen Einfuhran-forderungen verlangt von Unternehmen doppeltes Augenmerk: Eine lückenlose Dokumentation und gezielte Weiterbildungen für das zuständige Exportpersonal sind unerlässlich, um Fehlerquellen auszuschliessen. Empfehlenswert ist die Integration von Checklisten in den Workflow und die regelmässige Konsultation der jeweiligen Behördenportale, damit weder nationale noch internationale Anforderungen übersehen werden.

Ab dem 12. Januar 2026 tritt eine tiefgreifende Änderung in Kraft: Die Verwaltung von Sicherheiten im gemeinsamen Versandverfahren (gVV) wird eigenständig und digitalisiert über die Plattform Garanzia geregelt. Pauschale Referenzbeträge (z.B. CHF 10‘000) werden nicht mehr akzeptiert. Überschreitungen des genehmigten Gesamtreferenzbetrags führen dazu, dass die Durchfuhr nicht eröffnet und Sendungen blockiert werden. Unternehmen sind daher angehalten, ihre Garantien rechtzeitig zu überprüfen und anzupassen.Eine weitere Neuerung betrifft die Pflicht zur Angabe des Transportmittelkennzeichens bei der Anmeldung: Der zugelassene Versender (ZV) muss bei jeder Warenanmeldung das exakte Kennzeichen des zu verwendenden Transportmittels online setzen. Allgemeine Angaben wie „LKW“ sind explizit nicht zulässig, mit Ausnahme von Containertransporten auf Strassenfahrzeugen, bei denen das konkrete Fahrzeug zum Zeitpunkt der Anmeldung noch nicht feststeht. Diese Praxis erhöht die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Transporte, erfordert aber auch eine exakte Logistikplanung und Echtzeitkommunikation mit den Transportpartnern.

Die gesetzlichen Vorgaben nach Anhang I, Art. 88 ÜGV verpflichten den zugelassenen Empfänger (ZE), das Eintreffen der Ware am Bestimmungsort unmittelbar der Zollstelle zu melden. Erst nach expliziter Freigabe durch das BAZG („Inventarisierungsaufforderung“) dürfen Verschlüsse geöffnet, Waren entladen und inventarisiert werden. Ein vorzeitiger Ablad oder eine verspätete Ankunftsanmeldung sind untersagt und können schwerwiegende Folgen haben. Ausgenommen sind lediglich Transporte im regelmässigen Fahrplanverkehr.Für den betrieblichen Alltag bedeutet das: Es braucht eine lückenlose Übermittlungskette, automatische Benachrichtigungssysteme und verantwortliche Mitarbeiter mit klaren Prozessvorgaben. Unternehmen sollten die internen Zollprozesse auf diese Änderungen anpassen und sicherstellen, dass alle beteiligten Personen über die aktuellen Compliance-Anforderungen informiert und geschult sind.