Regulatorische Anforderungen im Aussenhandel werden zunehmend komplexer, und Unternehmen stehen vor der Herausforderung, Trade Compliance effizient, sicher und wirtschaftlich tragfähig zu gestalten. Doch anstatt nur mit klassischen Kontrollmechanismen zu reagieren, lohnt sich ein Blick auf neue methodische Ansätze: Design Thinking.
Design Thinking ist mehr als nur eine Innovationsmethode – es ist eine ganzheitliche Herangehensweise zur Problemlösung, die den Menschen ins Zentrum stellt. Es geht darum, Herausforderungen aus verschiedenen Blickwinkeln zu betrachten, Bedürfnisse zu verstehen und durch iterative Prozesse praktikable, anwendungsfreundliche Lösungen zu entwickeln. Diese Methode wurde ursprünglich in der Produktentwicklung eingesetzt, findet aber zunehmend Anwendung in der Prozessgestaltung, Unternehmensstrategie – und eben auch in Compliance-Prozessen.
„Compliance wird oft als notwendige Pflicht gesehen, als etwas, das einfach abgearbeitet werden muss. Doch mit Design Thinking können wir Compliance so gestalten, dass sie nicht nur effizienter wird, sondern auch einen echten Mehrwert für Unternehmen bringt.“ – Claudia Feusi
Als ausgebildete Expertin in Design Thinking bringe ich dieses Wissen gezielt in die Welt des Aussenhandels und der Compliance ein, um Unternehmen dabei zu helfen, ihre Prozesse nutzerfreundlicher, effizienter und strategisch sinnvoller zu gestalten.
1. Warum traditionelle Compliance-Ansätze an ihre Grenzen stossen
Viele Unternehmen betrachten Compliance noch immer als eine rein regelbasierte Disziplin. Doch klassische Kontrollmechanismen und starre Vorgaben führen häufig zu ineffizienten und schwer verständlichen Prozessen, die Mitarbeitende frustrieren und die Akzeptanz erschweren.
Häufige Probleme in Compliance-Prozessen:
- Überladene, schwer verständliche Vorschriften, die in der Praxis kaum umsetzbar sind
- Komplexe, starre Prozesse, die nicht den realen Arbeitsabläufen entsprechen
- Fehlende Integration von Compliance-Anforderungen in bestehende Systeme
- Widerstand der Mitarbeitenden aufgrund mangelnder Benutzerfreundlichkeit
Hier setzt Design Thinking an: Anstatt sich auf abstrakte Regelwerke zu fokussieren, stellt dieser Ansatz die Menschen und deren Arbeitsweise in den Mittelpunkt.
„Regeln machen nur Sinn, wenn sie auch gelebt werden. Wer Compliance-Prozesse menschenfreundlich gestaltet, schafft nicht nur Effizienz, sondern auch eine Kultur der Mitverantwortung.“ – Claudia Feusi
2. Wie Design Thinking Compliance revolutionieren kann
Design Thinking basiert auf einem iterativen Prozess, der sich in fünf Hauptphasen gliedert:
| Phase | Beschreibung |
|---|---|
| Verstehen | Tiefgehendes Wissen über aktuelle Prozesse und Herausforderungen sammeln. Alle relevanten Akteure werden einbezogen. |
| Beobachten | Durch Interviews, Umfragen oder direkte Beobachtung wird ermittelt, wo die tatsächlichen Engpässe und Frustrationen liegen. |
| Definition des Problems | Das eigentliche Kernproblem formulieren – oft sind nicht die Regeln das Problem, sondern deren Umsetzung. |
| Ideen entwickeln | Kreative Lösungen erarbeiten, mit Fokus auf Benutzerfreundlichkeit, Einfachheit und Integration in bestehende Abläufe. |
| Prototyping & Testen | Lösungen in Pilotprojekten testen, um direktes Feedback zu erhalten und notwendige Anpassungen vorzunehmen. |
3. Praktische Anwendung: Wie Unternehmen Design Thinking für Compliance nutzen können
1. Zolltarifnummern und Stammdatenpflege effizienter gestalten
Ein klassisches Problem in Unternehmen ist die fehlerhafte oder unvollständige Verwaltung von Stammdaten, wie Zolltarifnummern und Ursprungsangaben. Durch Design Thinking kann man sich die tatsächlichen Herausforderungen ansehen, etwa:
- Wo entstehen die meisten Fehler?
- Warum fällt es Mitarbeitenden schwer, korrekte Angaben zu machen?
- Wie kann ein System entwickelt werden, das intuitive Unterstützung bietet?
Lösung:
- Entwicklung eines nutzerfreundlichen digitalen Assistenten, der Vorschläge für korrekte Zolltarifnummern macht
- Automatische Plausibilitätsprüfungen für Ursprungsangaben
- Intelligente Suchfunktionen in Stammdatenbanken, um Fehler zu reduzieren
2. Sanktionen und Exportkontrollen benutzerfreundlich umsetzen
Viele Unternehmen haben Schwierigkeiten, ihre Sanktionslistenprüfung effizient zu integrieren. Mitarbeitende empfinden Prüfmechanismen oft als umständlich und zeitaufwendig.
Lösung:
- Einführung von einfach verständlichen Entscheidungshilfen in der täglichen Arbeit
- Automatisierte Workflows, die den Prüfaufwand minimieren
- Interaktive Trainingsmodule, die Compliance verständlicher machen
3. Mitarbeitermotivation und Schulungen neu denken
Ein weiteres Problem ist, dass Mitarbeitende Compliance-Themen oft als lästige Pflicht betrachten. Schulungen sind trocken, und das Wissen wird nicht langfristig verankert.
Lösung:
- Gamification-Ansätze für Compliance-Schulungen nutzen
- Praxisnahe Fallstudien und interaktive Szenarien in die Trainings einbauen
- Regelmässige Feedback-Loops mit den Nutzern einführen, um das System kontinuierlich zu verbessern
4. Fazit: Compliance als strategischer Vorteil durch nutzerzentrierte Ansätze
Design Thinking eröffnet Unternehmen völlig neue Möglichkeiten, ihre Compliance-Prozesse nicht nur effektiver, sondern auch anwenderfreundlicher und zukunftssicher zu gestalten. Wer Compliance mit nutzerzentrierten Methoden optimiert, steigert nicht nur die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden, sondern kann langfristig Kosten senken und Risiken minimieren.
„Unternehmen, die Compliance nicht nur als Pflicht, sondern als Chance sehen, werden langfristig resilienter und erfolgreicher sein.“ – Claudia Feusi
Unsere Rechtsberatung unterstützt Unternehmen dabei, Compliance-Prozesse praxisnah, verständlich und effizient zu gestalten. Wir helfen Ihnen, Ihre Herausforderungen mit innovativen Methoden wie Design Thinking zu lösen – und dabei nicht nur regelkonform, sondern auch strategisch erfolgreich zu handeln.