Weniger Meetings, mehr Wirksamkeit – Wie BPQ zur Entlastung beitragen kann
Als Beraterin fällt mir in fast allen Organisationen eines sofort auf: überfüllte Meetingkalender – bei Mitarbeitenden ebenso wie im Management. Und ja, mir selbst geht es da nicht anders. Die Zeit fürs eigentliche Arbeiten schrumpft, Entscheidungen ziehen sich, Energie verpufft in Endlosabstimmungen. Aber: Es gibt Wege, das zu ändern. Und wir sehen immer häufiger, wie gut es funktioniert – wenn die richtigen Impulse gesetzt werden. Wie wir das konkret lösen und was wir von guten Beispielen lernen können, zeige ich im Folgenden.
Das Problem: Zuviele Meetings – zu wenig Wirkung
- Unklare Zielsetzung: Viele Meetings finden ohne klaren Zweck oder Ergebnisorientierung statt.
- Teilnehmer ohne Rolle: Mitarbeitende werden vorsorglich eingeladen – was Präsenz statt Produktivität erzeugt.
- Asynchrone Alternativen fehlen: Informationen, die auch per Mail oder im Tool verteilt werden könnten, werden unnötig „besprochen“.
- Meeting-Kultur statt Entscheidungskultur: Es wird geredet, aber nicht entschieden – häufig in zu großen Runden.
Die Rolle von BPQ: Hebel zur systemischen Entlastung
Als Querschnittsfunktion mit Blick auf Prozesse, Qualität und Effizienz kann BPQ entscheidende Impulse setzen, um die Meeting-Flut nachhaltig zu reduzieren:
Lösungsansätze – Wie BPQ zur Meeting-Reduktion beiträgt
- Meeting-Standards und Leitlinien entwickeln:
Klare Vorgaben zur Struktur, Dauer und Teilnehmerauswahl schaffen Verbindlichkeit und Qualität. - Prozessuale Alternativen aufzeigen:
Durchdachte Entscheidungs- und Abstimmungsprozesse ermöglichen, Meetings durch digitale Workflows oder asynchrone Kommunikation zu ersetzen. - Meeting-Audits anstoßen:
BPQ kann Teams methodisch begleiten, ihre Meetinglandschaft zu analysieren, zu priorisieren und zu verschlanken. - Verantwortung ins Team bringen:
Empowerment-Ansätze stärken die Selbstorganisation – Meetings entstehen nicht mehr „weil man es so macht“, sondern weil sie wirklich gebraucht werden. - Digitale Tools sinnvoll einsetzen:
Schulungen und Best Practices zu Kollaborationsplattformen (z. B. MS Teams, Planner, Confluence, Projektmanagement-Tools) helfen, Kommunikationswege effizienter zu gestalten. - Monitoring und Feedback etablieren:
Regelmäßige Reflexion der Meeting-Kultur mit einfachen KPIs (z. B. Meetingzeit pro Woche) schafft Transparenz und Verbesserungsimpulse.
Fazit: Weniger reden – gezielter wirken
Meetings reduzieren heißt nicht, auf Kommunikation zu verzichten. Es heißt: bewusster, klarer und zielgerichteter zusammenzuarbeiten. BPQ kann hier als strukturgebende Kraft wirken – und dazu beitragen, Organisationen wirksamer und Mitarbeitende spürbar entlasteter aufzustellen.
An unserer Fachtagung 23.9.25 sprechen die Women in Foreign Trade über Lösungsansätze.